Banki egyeztetés automatizálása: hol kezdődik a valódi időmegtakarítás?

Egy közepes méretű könyvelőiroda havonta több ezer banki tételt dolgoz fel. Ezek jelentős része ismétlődő: bérleti díjak, előfizetések, rendszeres szállítói átutalások, csomagfutár-elszámolások, közüzemi díjak. Mégis, a legtöbb irodában ezek egyenként, kézzel kerülnek párosításra a megfelelő számlával vagy főkönyvi kontóval.

A banki egyeztetés automatizálása nem a teljes könyvelés kiváltása — hanem a legnagyobb volumenű, legjobban ismétlődő részfeladat felgyorsítása.

A Ponto esetében ráadásul ez nem egy önálló banki feldolgozó szolgáltatás. A banki automatizálás a rendszer egyik kiegészítő funkciója az ügyfélkommunikáció, az adat- és dokumentumbekérés, a határidők, a feladatok és a könyvelőirodai munkafolyamatok kezelése mellett. A cél az, hogy minél kevesebb adatot kelljen külön rendszerek között mozgatni, és minél több rutinfolyamat történjen meg automatikusan a háttérben.

Hogyan működik a kézi banki egyeztetés?

A hagyományos folyamat viszonylag egyszerű: a könyvelő megnyitja a banki kivonatot, megnézi a tételeket, és egyenként hozzárendeli a megfelelő számlához, kontóhoz vagy ügylethez. Visszatérő tételeknél emlékezetből dolgozik: „ez a Telekom, ez a bérleti díj, ez az XY Kft. havi szállítása."

A probléma nem a bonyolultság — hanem a mennyiség. Egy 80 ügyfeles irodánál, ha átlagosan ügyfélként havi 20–40 banki tételt kell feldolgozni, az 1.600–3.200 tétel havonta. Ebből a tételek 60–80%-a ismétlődő mintát követ — mégis minden alkalommal emberi beavatkozást igényel.

Ehhez sok esetben még egy külön manuális lépés is társul: a banki adatokat ügyfelenként be kell szerezni, le kell tölteni, megfelelő formátumban el kell menteni, majd fel kell tölteni a feldolgozást végző rendszerbe. Egy több tucat vagy akár több száz céget kezelő könyvelőirodában már önmagában ez is jelentős adminisztráció.

A Ponto célja, hogy ne csak a banki tételek feldolgozását, hanem ahol technikailag és jogosultsági szempontból lehetséges, az adatok beérkezését is automatizálja. A könyvelőnek ne kelljen minden egyes ügyfélcégnél külön banki fájlokat letöltenie és feltöltenie: a rendszer automatikusan azonosítsa, hogy melyik bankszámla és melyik tranzakció melyik ügyfélhez tartozik, és készítse elő a feldolgozást.

Mi automatizálható?

Banki adatok begyűjtése és cégekhez rendelése

Az automatizálás már azelőtt elkezdődhet, hogy a könyvelő egyáltalán megnyitná a banki tételeket.

A hagyományos folyamatban a bankkivonatok és banki adatok sokszor ügyfelenként külön érkeznek, majd azokat manuálisan kell a megfelelő céghez és időszakhoz rendelni. A Ponto célja ezzel szemben az, hogy ahol rendelkezésre áll megfelelő banki kapcsolat és jogosultság, a szükséges adatok automatikusan érkezzenek be, és a rendszer eleve a megfelelő ügyfélcéghez kapcsolja őket.

Ez azért fontos, mert önmagában nem jelent valódi automatizálást, ha a könyvelőnek ugyanúgy végig kell mennie 80 ügyfélen, csak ezúttal nem a könyvelőprogramba, hanem egy automatizáló rendszerbe kell feltöltenie 80 külön banki állományt.

A cél az, hogy ez a rutinfeladat is eltűnjön a napi munkából.

Visszatérő tételek felismerése

Az állandó partnerektől érkező, rendszeres összegű átutalások azonosítása és automatikus kontírozása. Ha a bérleti díjat tizenötödik alkalommal könyveli ugyanúgy a könyvelő, az nem szakmai döntés — az rutin. Egy rendszer, amely felismeri ezt a mintát, és az első jóváhagyás után automatikusan alkalmazza, a könyvelőnek csak az eltéréseket jelzi.

A Ponto esetében ez ügyfelenként tanulható működési mintát jelenthet. Ami az egyik vállalkozásnál megszokott és helyes könyvelési gyakorlat, nem feltétlenül alkalmazható automatikusan egy másik vállalkozásnál. Az automatizálásnak ezért nemcsak a tranzakciót, hanem annak vállalkozási környezetét is figyelembe kell vennie.

Számla–tétel párosítás

A banki jóváírások és a kiállított vagy fogadott számlák összerendelése összeg, dátum és partnernév alapján. A determinisztikus egyeztetés — ahol az összeg pontos, a partner azonosítható és a dátum illeszkedik — magas megbízhatósággal működik. A komplikáció ott kezdődik, ahol a párosítás nem egyértelmű: részösszegek, csoportos utalások, eltérő partnernevek.

A Ponto hosszabb távú előnye itt abból adódhat, hogy a banki adat nem önálló információként jelenik meg a rendszerben. Ugyanahhoz az ügyfélcéghez kapcsolódhatnak a bekért dokumentumok, számlaadatok, korábbi tranzakciók és más rendelkezésre álló információk is. Minél több releváns adat áll rendelkezésre egy helyen, annál több párosítás készíthető elő automatikusan.

Kategorizálás és kontírozási javaslat

Új vagy nem szokványos tételek kategorizálása korábbi minták alapján. Itt az automatizálás már nem dönt — javasol. A könyvelő látja a javaslatot és elfogadja vagy módosítja. Ez lényegesen gyorsabb, mint üres lapról indulni.

A rendszer így fokozatosan külön tudja választani azokat a tételeket, amelyeknél valóban szükség van könyvelői döntésre, azoktól, amelyek korábbi szabályok és egyértelmű egyezések alapján biztonságosan előkészíthetők.

Mi marad a könyvelőnél?

Nem minden banki tétel automatizálható — és nem is kellene mindet automatizálni. Az alábbi területek továbbra is emberi kezelést igényelnek:

• Új partnerek első tranzakciói — amíg a rendszer nem látta a mintát, nincs mire alapoznia a javaslatot.
• Szokatlan összegek — amelyek jelentősen eltérnek a korábbi értékektől (számlázási hiba? árváltozás? dupla utalás?).
• Részösszegek és csoportos utalások — amelyeknél a hozzárendelés nem egyértelmű.
• Visszatérítések és jóváírások — amelyek jellegükben eltérnek a szokásos áramlástól.
• Devizaügyletek — az árfolyamkezelés miatt.

Fontos szempont a kivételek kezelésének módja is. Egy jó rendszer nem csendben átugorja a problémás tételt — jelzi, hogy emberi döntés szükséges, és a könyvelő számára könnyen elérhető helyen gyűjti az elintézésre váró elemeket.

Ez a Ponto működésének egyik fontos alapelve is: nem mindent kell automatizálni, hanem mindent automatizálni kell, ami biztonságosan automatizálható. Ami pedig szakmai döntést igényel, annak jól láthatóan és megfelelő információkkal együtt kell a könyvelő elé kerülnie.

Nem az összes tételt kell végignézni, hanem a kivételeket

A banki automatizálás valódi eredménye nem az, hogy ugyanazt a munkát egy új felületen valamivel gyorsabban lehet elvégezni.

A cél az, hogy a rendszer a háttérben elvégezze az egyértelmű és ismétlődő feladatokat, a könyvelő pedig elsősorban azokkal a tételekkel találkozzon, amelyeknél valóban szükség van rá.

Ha egy hónapban 3.000 banki tranzakció érkezik be, nem az a jó munkafolyamat, amelyben a könyvelőnek 3.000 tételt kell egyenként ellenőriznie és feldolgoznia. Az automatizált működés célja az, hogy a rendszer előkészítse az egyértelmű tételeket, és külön munkalistába gyűjtse azokat, amelyek nem párosíthatók megfelelő bizonyossággal.

A könyvelő munkája így fokozatosan az adatfeldolgozás helyett a kivételek ellenőrzése és a valódi szakmai döntések felé tolódhat.

A piaci kínálat

Magyarországon több eszköz is elérhető a banki automatizálásra. Az Adriana az egyik legismertebb megoldás, amely mintegy húsz bank kivonatformátumát kezeli és több könyvelőprogrammal kompatibilis — a nyilvánosan elérhető árak havi 20–40 ezer forint környékén mozognak az irodamérettől függően. Az Athéna kifejezetten az RLB könyvelőprogramhoz kínál bank importot és automatikus kontírozást, hasonló árkategóriában.

A választásnál érdemes mérlegelni: kompatibilis-e a jelenlegi könyvelőprogramunkkal? Kezeli-e azokat a bankokat, amelyeket az ügyfeleink használnak? Hogyan kezeli a kivételeket? Az automatikus tételek visszakövethetők-e ellenőrzés céljából?

A Ponto azonban nem kizárólag erre a problémára készül. A banki egyeztetés automatizálása a Ponto egyik kiegészítő szolgáltatása, nem maga a termék.

A rendszer elsődleges feladata egy közös munkakörnyezet létrehozása a könyvelőiroda és az ügyfelei között: az ügyfélkommunikáció, az adat- és dokumentumbekérés, a hiányzó anyagok követése, a határidők, a feladatok és azok státuszainak kezelése ugyanabban a rendszerben történhet.

Ehhez kapcsolódhatnak olyan automatizációs rétegek, mint a banki adatok feldolgozása és párosítása. Így a könyvelőnek nem egy újabb különálló programot kell kezelnie egyetlen részfeladatra, hanem a Ponto a teljes munkafolyamat részeként végzi el azt, ami automatizálható.

A megtérülés kérdése

Ha egy könyvelő hetente 3 órát tölt kézi banki egyeztetéssel, az éves szinten körülbelül 150 munkaóra. A teljes munkaerőköltséget figyelembe véve — beleértve a járulékokat és az irodai infrastruktúrát — ez könnyen meghaladhatja az évi 600–700 ezer forintot. Egy havi 20–40 ezer forintos automatizálási eszköz éves díja 240–480 ezer forint. A megtérülés általában az első évben bekövetkezik — és az időveszteség csökkenése az első hónaptól érezhető.

És ebben még csak a banki egyeztetés szerepel.

Egy könyvelőiroda adminisztratív terhelésének jelentős része nem közvetlenül könyvelés: e-mailek megválaszolása, dokumentumok bekérése, hiányzó számlák keresése, ügyfelek emlékeztetése, határidők követése, beérkezett anyagok rendszerezése és annak ellenőrzése, hogy kinél mi hiányzik.

A Ponto értékét ezért nem kizárólag abból érdemes kiszámítani, hogy hány percet takarít meg egy banki tétel feldolgozásánál. A valódi kérdés az, hogy mennyi manuális munkát tud összességében eltávolítani egy könyvelőiroda napi működéséből.

A banki automatizálás csak egy része a rendszernek

A Ponto célja nem egy újabb különálló bankimportáló vagy kontírozó alkalmazás létrehozása.

A cél egy olyan központi munkakörnyezet, ahol a könyvelőiroda és az ügyfél közötti folyamatok egy helyen követhetők, és ahol az ismétlődő adminisztráció fokozatosan automatizálható.

Az ügyfél látja, milyen dokumentumokra van szükség. A rendszer követi, mi érkezett be és mi hiányzik. A határidők és feladatok nem e-mailek között vesznek el. A könyvelő egy helyen látja, melyik ügyfélnél van szükség beavatkozásra.

Ehhez kapcsolódik a banki automatizálás is.

Ha a rendszer már tudja, melyik ügyfélről van szó, rendelkezik a szükséges adatokkal, követi a dokumentumokat és ismeri a korábbi feldolgozási mintákat, akkor a banki egyeztetésnek sem kell egy különálló, minden hónapban nulláról induló folyamatnak lennie.

A cél nem az, hogy a könyvelő gyorsabban kattintson. A cél az, hogy egyre kevesebbszer kelljen kattintania.

Kapcsolódó tartalmak

• Digitális munkatárs a könyvelőirodában
• Hogyan csökkenti a Ponto a rutinmunkát?
• Egy rendszer vagy öt előfizetés?