Ponto – nem még egy könyvelőprogram

Egy intelligens rendszer, amely nem a könyvelő helyett dolgozik, hanem azért, hogy a könyvelő végre arra használhassa a tudását, amire való.

A Ponto nem abból az ötletből született, hogy szükség van még egy könyvelőprogramra. Éppen ellenkezőleg. Abból indultunk ki, hogy a könyvelők ma túl sok olyan feladatot végeznek, amelyhez valójában nincs szükség könyvelői tudásra. Dokumentumokat keresnek, adatokat ellenőriznek, tételeket párosítanak, eltéréseket kutatnak, információkat rendeznek, folyamatokat követnek – miközben a valódi szakmai értékük egészen máshol van: az értelmezésben, az ellenőrzésben, az összefüggések felismerésében és a felelős döntésben.

Erre a felismerésre épül a Ponto.

A könyvelés digitalizációjáról ma szinte lehetetlen úgy beszélni, hogy ne kerüljön elő az automatizáció vagy a mesterséges intelligencia. Gyorsabb adatfeldolgozás, kevesebb manuális rögzítés, automatikus párosítások, intelligens ellenőrzések – technológiai oldalról valóban jelentős változás zajlik. Mégsem az a legfontosabb kérdés, hogy egy rendszer hány feladatot tud elvégezni egy könyvelő helyett. Sokkal érdekesebb az, hogy mi marad a könyvelő feladata akkor, amikor egyre kevesebb idejét kell olyan munkára fordítania, amelyhez nincs szükség a szakértelmére.

A könyvelés értéke soha nem az adatrögzítésben volt.

Egy számla adatai rögzíthetők. Egy banki tranzakció párosítható. Bizonyos eltérések szabályok alapján felismerhetők. Dokumentumok rendszerezhetők, folyamatok követhetők, ismétlődő feladatok pedig automatizálhatók.

A könyvelő valódi értéke ott kezdődik, ahol az adat önmagában már nem ad választ.

Amikor egy eltérés mögött gazdasági eseményt kell értelmezni. Amikor több információ között kell összefüggést felismerni. Amikor mérlegelni kell, ellenőrizni, szakmai döntést hozni. Amikor a vállalkozó már nem azt szeretné tudni, hogy milyen szám szerepel egy kimutatásban, hanem azt kérdezi: mit jelent ez a vállalkozásom számára?

Ez az a pont, ahol a technológia és az emberi szakértelem szerepét érdemes világosan elválasztani.

Nem azért, mert az egyik jobb a másiknál. Hanem azért, mert másban jók.

A rendszer legyen gyors ott, ahol gyorsaság kell. Legyen következetes ott, ahol szabályok ismétlődnek. Figyeljen egyszerre nagy mennyiségű adatra, segítsen a párosítások előkészítésében, emelje ki az eltéréseket, rendezze az információkat és tegye láthatóvá azt, ami figyelmet igényel.

A szakember pedig ott lépjen be a folyamatba, ahol tudás, tapasztalat, mérlegelés és felelősség szükséges.

Ez nem a könyvelő kiváltása. Ez a könyvelő idejének visszaadása.

A Ponto nem dönt. Előkészíti azt, amihez döntés kell.

A Ponto fejlesztésénél ezért nem egy újabb hagyományos könyvelőprogram felépítése volt a kiindulópont. A kérdés sokkal egyszerűbb volt: hogyan nézne ki egy olyan rendszer, amely eleve abból indul ki, hogy az emberi figyelem értékes?

A Ponto egy intelligens munkakörnyezetként segíti a könyvelő munkáját. A bizonylatok, párosítások és eltérések egy helyen válhatnak áttekinthetővé, miközben a rendszer a döntést igénylő tételeket is elkülönítheti. CégOptimum fintech dashboard laptopon.png Nem az a cél, hogy a szakember helyett könyveljen vagy önállóan hozzon szakmai döntéseket. A Ponto előkészít, rendszerez és támogat – a kontroll a könyvelőnél marad. Ez a működési elv a rendszer adatkezelési és jóváhagyási logikájában is megjelenik. 

Kávézóterasz laptopos munkanappal.png

A különbség elsőre aprónak tűnhet, üzleti szempontból azonban jelentős. Nem mindegy, hogy egy szakembernek minden egyes tételen végig kell-e haladnia ahhoz, hogy megtalálja azt a néhányat, amely valóban figyelmet igényel, vagy egy rendszer már előkészített, rendezett információt tesz elé.

A Ponto filozófiája ezért nem az, hogy „majd a rendszer megoldja”.

Hanem az, hogy a rendszer végezze el azt, amit rendszerként jobban tud, az ember pedig azt, amihez emberi szakértelem szükséges.

A technológia akkor teremt értéket, ha jobb munkát tesz lehetővé.

Az automatizáció értékét könnyű megtakarított percekben vagy munkaórákban mérni. Pedig ennél lényegesen többről van szó.

Ha egy magasan képzett szakember munkaidejének jelentős részét adatkeresés, manuális ellenőrzés, ismétlődő adminisztráció és információk rendezése köti le, akkor nem egyszerűen időt veszítünk. Szakértelmet használunk rossz helyen.

A felszabaduló idő valódi értéke ezért nem az, hogy ugyanannyi ember még több adminisztratív feladatot képes elvégezni. Sokkal inkább az, hogy több figyelem maradhat ellenőrzésre, elemzésre, ügyfélkommunikációra, szakmai kérdésekre és azokra a döntésekre, amelyekben a könyvelő tudása valóban értéket teremt.

Ez különösen fontos akkor, amikor egy könyvelőiroda növekedni kezd. Több ügyfél ugyanis hagyományos működés mellett nemcsak több bevételt jelent. Több dokumentumot, több ellenőrzést, több egyeztetést, több megszakítást és több adminisztratív terhet is hoz magával.

A technológia itt válik egyszerű kényelmi eszközből üzleti infrastruktúrává.

A jövő könyvelőirodájának versenyelőnye nem egy újabb program lesz.

Néhány éven belül önmagában az, hogy egy iroda digitális rendszereket vagy mesterséges intelligenciát használ, aligha jelent majd versenyelőnyt. Technológiát szinte mindenki fog használni.

A különbség abban lesz, hogyan használja.

Arra, hogy a jelenlegi működést valamivel gyorsabban fenntartsa? Vagy arra, hogy újragondolja, mely feladatokra fordítja a legértékesebb erőforrását: a munkatársai tudását és figyelmét?

A rosszul kialakított folyamat attól még nem válik jóvá, hogy automatizáljuk. Legfeljebb gyorsabb lesz.

Az igazi fejlődés ott kezdődik, amikor a technológia segítségével magát a munkát tervezzük újra.

A Ponto pontosan ebbe az irányba épül.

Nem még egy programot szeretnénk tenni a könyvelő asztalára. Egy olyan intelligens rendszert építünk, amely a háttérben dolgozva segít abban, hogy kevesebb figyelem menjen el a rutinra, és több maradjon arra, amihez valóban szakember kell.

Mert a könyvelőiroda legértékesebb erőforrása nem a szoftver, nem a bizonylat és nem az adat.

Hanem az a szakértelem, amely az adatból információt, az információból pedig jó döntést képes teremteni.

Ponto – technológia a szakértelem mögött.