Automatizálni nem azt jelenti, hogy kivesszük a könyvelőt a folyamatból

Amikor automatizációról vagy mesterséges intelligenciáról beszélünk a könyvelésben, szinte mindig ugyanoda jutunk: vajon mennyi munkát lehet átadni a technológiának, és hol marad szükség az emberre? Pedig talán nem ez a legjobb kérdés. Nem azt kellene keresnünk, hogyan lehet a könyvelőt kivonni a folyamatból, hanem azt, hogyan lehet megszüntetni körülötte mindazt a rutinfeladatot, amelyhez valójában nincs szükség a szakértelmére.

Egy könyvelő munkanapjában ugyanis rengeteg olyan tevékenység jelenik meg, amely önmagában nem igényel komoly szakmai döntést. Meg kell nézni, hogy megérkezett-e egy dokumentum. Ellenőrizni kell, hogy melyik ügyfél anyaga hiányos. Újra jelezni kell annak, aki nem küldte el időben a szükséges bizonylatot. Meg kell keresni egy bankszámlakivonatot, össze kell kapcsolni egy dokumentumot a megfelelő ügyféllel és időszakkal, vagy egyszerűen végig kell nézni egy listát azért, hogy kiderüljön: minden rendben van-e.

Ezek a feladatok külön-külön jelentéktelennek tűnhetnek. Egy teljes ügyfélállományon keresztül, hónapról hónapra ismételve azonban komoly kapacitást kötnek le. Ráadásul éppen attól a szakembertől vesznek el időt, akinek ennél lényegesen értékesebb feladata lenne: ellenőrizni, értelmezni, dönteni és szakmai felelősséget vállalni.

Az automatizáció valódi lehetősége ezért nem feltétlenül az ember helyettesítésében van. Sokkal inkább abban, hogy képes különválasztani azokat az eseteket, amelyek szabály alapján kezelhetők, azoktól, amelyek valóban emberi figyelmet igényelnek.

Gondoljunk bele, mennyire más munkanapot jelentene, ha a könyvelőnek nem kellene minden egyes ügyfelet végignéznie annak megállapításához, hogy rendben van-e az anyaga. Ha a rendszer automatikusan felismerné, hogy melyik ügyfélnél teljes a szükséges dokumentáció, hol van hiány, melyik határidő járt le, és melyik eset tér el annyira a megszokottól, hogy azt már szakembernek kell ellenőriznie. A könyvelő munkája ebben a modellben nem eltűnik. Éppen ellenkezőleg: oda koncentrálódik, ahol valóban szükség van rá.

Ezt a működési elvet gyakran kivételalapú, vagyis „exception-driven” munkaszervezésnek nevezik. Ahelyett, hogy az ember minden egyes normál esetet egyenként ellenőrizne, a rendszer kezeli és rendszerezi azt, ami egyértelmű, és kiemeli az eltéréseket. A szakember így nem száz rendben lévő folyamat között keresi az egyetlen problémát, hanem eleve azt az egy esetet kapja meg, amely döntést igényel.

Ez a szemlélet áll a PONTO fejlesztésének középpontjában is. A jelenlegi működő alap már képes ügyfélprofil és rendszerkatalógus alapján meghatározni, hogy egy adott ügyfél adott időszakában milyen könyvelési anyagokra van szükség. A rendszer megkülönbözteti a rendben lévő, hiányzó, lejárt és könyvelői ellenőrzést igénylő eseteket, az irodai áttekintő pedig azt a célt szolgálja, hogy ne az összes ügyfél teljes anyagát kelljen folyamatosan átnézni, hanem láthatóvá váljon, hol van tényleges teendő.

A fejlesztési tesztek során ez a logika már különböző ügyfélhelyzeteken is vizsgázott. A rendszer képes volt elkülöníteni a teljesen könyvelésre kész ügyfelet attól, akinél lejárt hiány található, illetve attól az esettől is, amely könyvelői ellenőrzést igényelt. A tesztelés során végzett több száz ellenőrzés célja éppen az, hogy a háttérben működő logika stabil legyen, mielőtt a teljes ügyféloldali bekérési, leadási és további automatizációs folyamat ráépül.

A PONTO következő fejlesztési irányai ezt a gondolatot viszik tovább. Az automatikus dokumentumbegyűjtés, az e-mailben érkező számlák feldolgozása, a dokumentumok automatikus osztályozása és ügyfélhez, illetve hónaphoz rendelése mind azt szolgálhatja, hogy egyre kevesebb manuális adminisztráció maradjon a könyvelőnél. A fejlesztési terv ennél is tovább megy: a banki adatgyűjtés, az egyeztetés, a számlatükör és a könyvelési szabályok kezelése, valamint a kontírozási javaslat már egy olyan rendszer irányába mutat, amely nem pusztán összegyűjti az adatokat, hanem elő is készíti azokat a könyvelési munkához.

Itt azonban különösen fontossá válik egy határ meghúzása. Egy automatikusan létrehozott javaslat nem ugyanaz, mint egy szakmai döntés. A rendszer képes lehet adatot gyűjteni, összefüggéseket felismerni, szabályokat alkalmazni és javaslatot tenni, de az ellenőrzést igénylő helyzetekben továbbra is a könyvelő tudása adja a folyamat valódi biztonságát. Éppen ezért a fejlesztési koncepcióban a könyvelői jóváhagyás és a bizonytalan esetek kezelése nem mellékes funkció, hanem a működés fontos része.

Ez egyben azt is jelenti, hogy az automatizációval a könyvelő szerepe nem feltétlenül kisebb lesz, hanem megváltozik. Kevesebb idő mehet el dokumentumok keresésére, státuszok ellenőrzésére és ismétlődő adminisztrációra, miközben több maradhat az ellenőrzésre, a tanácsadásra, az összetettebb gazdasági események értelmezésére és az ügyféllel való valódi szakmai együttműködésre.

A technológiai fejlődésről ezért talán nem úgy érdemes beszélnünk, hogy mit tud majd elvégezni a könyvelő helyett. Sokkal fontosabb kérdés, hogy mely feladatokat nem lenne szabad már a könyvelő idejével megfizettetnünk.

Mert egy jó automatizáció nem attól intelligens, hogy mindenáron önállóan akar dönteni. Attól válik igazán értékessé, hogy felismeri, mikor nincs szükség emberi beavatkozásra – és azt is, amikor igen.

A cél tehát nem a könyvelő nélküli könyvelés.

A cél az, hogy a könyvelőnek végre valóban könyvelőnek kelljen lennie.