Több ügyfél, több adminisztráció? – A könyvelőirodai növekedés egyik legdrágább tévedése

Egy könyvelőiroda növekedése első pillantásra egyszerű képletnek tűnik. Több ügyfél, nagyobb árbevétel, erősebb piaci jelenlét. A háttérben azonban gyakran egészen más folyamat indul el: az ügyfélszámmal együtt nő a beérkező dokumentumok mennyisége, az egyeztetések száma, a hiányzó bizonylatok keresése, a banki tételek párosítása és az a rengeteg apró adminisztratív feladat, amely önmagában csak néhány percnek tűnik. Összességében viszont órákat képes elvinni. Itt jelenik meg a növekedés egyik kevésbé látványos költsége.

Egy bizonyos ügyfélszámig a manuális működés még kezelhető. A kollégák tudják, kitől mi hiányzik, e-mailben utánajárnak egy dokumentumnak, ellenőrzik a beérkező anyagokat, egyeztetik a bankot, majd továbbítják az információt annak, akinek szüksége van rá.

Ahogy azonban nő az ügyfélállomány, ugyanennek a működésnek egyre nagyobb lesz a munkaidőigénye.

És ilyenkor könnyű arra a következtetésre jutni, hogy több emberre van szükség. Pedig nem biztos, hogy ez az első kérdés, amit fel kell tenni. Sokkal fontosabb megvizsgálni, hogy a meglévő szakemberek munkaidejéből mennyit kötnek le olyan feladatok, amelyekhez valójában nincs szükség a szakértelmükre. Dokumentumok keresése. Hiánypótlások követése. Ismétlődő egyeztetések. Adatok ellenőrzése. Banki tételek manuális feldolgozásának egy része. Információk továbbítása egyik pontból a másikba. Ezek szükséges feladatok – de nem feltétlenül szükséges, hogy minden egyes lépésük manuálisan történjen.

És pontosan itt változik meg a növekedés logikája.

Ahelyett, hogy minden újabb ügyféllel arányosan növelnénk az adminisztratív terhelést, először azt érdemes megvizsgálni, mely folyamatokból lehet kivenni a fölösleges emberi köröket.

A PONTO erre a problémára épül.

Nem a könyvelőt akarja kiváltani. Nem a szakmai döntést akarja automatizálni. Éppen ellenkezőleg. A könyvelő munkaidejét akarja visszaadni a könyvelésnek. A cél az ismétlődő adminisztratív körök csökkentése, a dokumentumkezelés rendezettebbé tétele és azoknak a folyamatoknak az automatizálása, amelyek ma még értékes szakértői időt kötnek le. Mert egy növekvő könyvelőirodában nem feltétlenül az a legfontosabb kérdés, hogy hány új kollégát kell felvenni a következő húsz ügyfélhez.

Hanem az, hogy: kell-e egyáltalán ugyanannyi plusz adminisztratív kapacitás a következő húsz ügyfélhez?

A valódi skálázhatóság ott kezdődik, amikor a növekedés már nem jelenti automatikusan a manuális munka ugyanilyen ütemű növekedését és talán ez az automatizálás egyik legfontosabb értelme is.

Nem kevesebb szakember.
Hanem kevesebb olyan feladat, amelyhez szakemberre valójában nincs szükség.

PONTO – amikor a könyvelőiroda nemcsak több ügyfelet tud kezelni, hanem jobban is tud működni.